התחזוקה השוטפת של המדפסות בעסק אינה פשוטה. נכון, כשרוכשים את המדפסות בנקודת ההתחלה הסכום לא בהכרח נראה מפחיד (ואפילו נחשב להוצאה מוכרת), אבל בפועל הוא גדל בצורה משמעותית בחישוב שנתי.
הסיבה לכך היא שה"כסף הגדול" של תחזוקת מדפסות בעסקים, ברוב המקרים, הוא הרכישה של דיו ושל מוצרים מתכלים אחרים. לכן, סביר מאד להניח שבעל העסק הממוצע ירצה לדעת מה הוא יכול לעשות על מנת לצמצם את ההוצאות שלו מהבחינה הזו עד למינימום האפשרי.
השוואת מחירים
האופציה הראשונה להוריד את עלויות הדיו בעסק היא פשוט באמצעות חיפוש אחר ההצעות המשתלמות ביותר של דיו למדפסת. אפשר לעשות את זה במספר דרכים.
האופציה הראשונה, ה"מסורתית" יותר, היא פשוט לכתת את רגליכם בין החנויות השונות המוכרות דיו למדפסות – חנויות שמתמחות בכך, חנויות המוכרות ציוד משרדי, חנויות מחשבים ועוד – ופשוט לראות מה הן מציעות בנקודת זמן מסוימת, בתקווה שתוכלו להיתקל במבצעים נקודתיים (ופעמים רבות יש בהחלט מבצעים משתלמים).
כדי לקבל תמונה כללית של הנעשה בתחום ולדעת האם מחיר מסוים הוא משתלם, אפשר להתבסס על מחירונים מומלצים אשר זמינים גם באינטרנט.
אתרים המבצעים השוואת מחירים אוטומטית בין חנויות שונות בתחום יכולים גם לסייע בדרך למציאת ההצעה המשתלמת ביותר עבורכם. לא תמיד המחיר הוא חזות הכול – ייתכן שהוא נובע ממוצרים שאינם איכותיים או משירות לקוי של החנות – אך בהחלט ניתן להכניס אותו לתוך משוואת הבחירה.
רכישה בכמויות
עסקים רבים בהם מספר רב של מדפסות, או כאלה שפועלות סביב השעון, מגלים כי כמויות הדיו שהם זקוקים להן בהחלט גבוהות.
במילים אחרות: הם נדרשים לרכישה כמעט "סיטונאית" של הדיו, לעיתים אפילו אחת לפרקי זמן קבועים. החדשות הטובות הן שניתן בהחלט למצוא פתרונות שמאפשרים זאת. בעלי עסקים רבים בוחרים לקיים הסכמים קבועים עם חברות שמספקות עבורם דיו בתדירות שנקבעת מראש, כאשר כלל האצבע שנכון כמעט בכל המקרים הוא שככל שמדובר בהזמנה בכמויות גדולות יותר, כך המחיר היחסי של כל אחד מהרכיבים עשוי לרדת.
האספקה השוטפת של הדיו עשויה לא רק להוזיל את העלויות מבחינת העסק, אלא גם להקל עליו את התמונה. במקום שאנשי העסק יצטרכו לשים פעמיהם אחת למספר שבועות לחנויות המוכרות דיו או להתעסק בהזמנה מחודשת של המחסניות דרך האינטרנט, יש בשבילם גורם שלוקח על עצמו את כל העבודה.
במסגרת ההסדר עשויים לקבוע אנשי העסק תאריך ושעה קבועים בהם יגיע הדיו, על ידי שליח, עד לבית העסק. אמנם זה עלול לייקר במידה מסוימת את עלויות השירות (והרי למשלוחים יש מחיר), יש בכך אפשרות לחיסכון כלכלי משמעותי גם בזמנים, שכידוע לכל במישור העסקי עשויים להיות שווים הרבה מאד כסף.
חיסכון בדיו כמילת מפתח
מעבר לחיסכון האפשרי בעלויות מחסניות הדיו, ברורה שאיפה נוספת של העסק: להפחית ככל האפשר את התדירות בה נדרש להחליף את המחסניות הלכה למעשה.
הדגש כאן הוא על שימוש חסכוני ככל האפשר בדיו, מטרה שלמרבה השמחה ניתן להגשים בלא מעט דרכים. קצרה היריעה מלהתייחס כאן באריכות לכל האופנים בהם ניתן להשיג את החיסכון הזה: בין אם הגדרות המדפסת או ההדפסה הספציפית, תפעול נכון של המדפסת (למשל הדפסה של דף אחת לשבוע במטרה למנוע התייבשות של הדיו) ועוד.
מכיוון שיש הבדל בכמויות ה"בזבוז" של הדיו בין סוגים שונים של מדפסות – למשל, מדפסות לייזר נחשבות כיום לחסכוניות יותר מאשר מדפסות הדיו – וגם בין דגמים שונים של אותה יצרנית, חשוב לברר מבעוד מועד היכן המדפסת הספציפית ממוקמת מהבחינה הזו.
